Het is onjuist te stellen dat de problemen met informatievoorziening zich alleen voordoen bij grotere ondernemingen. Dat constateerden Rob Prop en Jan Willem Reesink van Informa Nederland. Ook bedrijven met 100 tot 500 werknemers hebben problemen met het op tafel krijgen van de juiste informatie. Er is vaak één enkele persoon verantwoordelijk voor de rapportages, terwijl de managers eigenlijk in een handomdraai over informatie zouden moeten kunnen beschikken. Met die gedachte ontwikkelden zij een speciaal product voor die doelgroep: BIQ.

De filosofie van Informa is dat de doelgroep, bedrijven dus met 100 tot 500 werknemers, meestal geen BI-specialisten in huis hebben, geen grote IT-afdeling en geen miljoenenbudget voor een BI-oplossing. De bedrijfsleiding trekt daaruit meestal de conclusie dat BI niet interessant voor hun onderneming is.
De IT-omgeving van deze bedrijven is meestal erg overzichtelijk, ze hebben vaak maar één of soms twee databronnen, en dat is dus eigenlijk een heel goed hanteerbare situatie. “Toch krijgt de manager zijn informatie van de verschillende afdelingshoofden die hem allemaal aparte Excel-sheets toesturen”, constateert Rob Prop. “En de spreadsheets zijn gekleurd, ze lopen twee maanden achter, de verschillende hoofden hanteren verschillende definities en rapportage-frequenties. Uit deze soep moet de bestuurder proberen betrouwbaar inzicht te verkrijgen.”
Vaak was er ooit een tijd dat de directeur alles wat er in zijn bedrijfje gebeurde nog begreep, maar na enkele jaren groei is hij dat begrip kwijtgeraakt. Zeker als een ander bedrijf wordt overgenomen en er plotseling meerdere databronnen zijn. “Meestal betekent dat, dat er één medewerker de hele week bezig is om alle cijfers te verzamelen, te checken, in een beetje leesbare vorm te gieten en op tafel te leggen,” zegt Prop. “Dat heeft meestal tot gevolg dat er tijdens het management-overleg niet meer gesproken wordt over strategische en bestuurlijke zaken, maar over het al dan niet juist weergeven van cijfers in een centraal rapport. En dat kan niet de bedoeling zijn. Dat probleem willen we oplossen.”
Bovendien is die manier van werken niet erg flexibel, vult Reesink aan. “Stel dat er besloten wordt de cijfers eens op een andere manier te presenteren of uit een ander gezichtspunt. Dat betekent dat de financiëel medewerker weer een week aan de slag moet.”

Black box
BIQ wordt geïnstalleerd bij het betreffende bedrijf op locatie en in de bestaande netwerkomgeving gehangen. “We bieden het aan als een blackbox, hoewel we geen appliance in de ware betekenis van het woord zijn,” zegt Prop. “Het is een management-instrument en het management beslist of het wordt aangeschaft. Het zal de manager weinig kunnen schelen welk type database of tooling er onder de motorkap zit. We leveren het compleet op met alle tools erbij. Zo bekeken is het wel een soort appliance: stekker in het stopcontact, UTP-kabel erin en draaien maar.”
Het onderhoud en kleinere afstellingen gebeuren remote, vanuit het kantoor van Informa en indien nodig op locatie bij de klant.
Is een appliance een voor één bepaald doel gefabriceerde en geoptimaliseerde combinatie van hard- en software, BIQ is samengesteld uit bestaande componenten, waarvan de belangrijkste afkomstig zijn uit de IBM-stack.

Architectuur
“BIQ wordt als totaal pakket geleverd op een IBM xServer.,” vertelt Prop. “De onderliggende database is IBM’s DB2. Daar voeren we de data uit de bronsystemen in: uit databases, XLS bestanden, netfiles, boekhouding, enzovoort. Dat doen we met een ETL-tool van IBM, die ASCII en JDBC kan uitlezen. Zelf hebben we een Excel-converter gebouwd die we ook meeleveren.”
Informa hanteert een tamelijk conservatieve approach. De data gaan eerst naar een staging-area. Vanuit die omgeving wordt met dezelfde tools een Corporate Data Warehouse (CDW) gevuld, waarbij de architectuur van Bill Inmon wordt gebruikt. “We gebruiken geen DataVault omdat dat bronafhankelijk is, daar moet je voor kiezen of niet,” legt Prop uit. “Wij willen het datawarehouse van BIQ bron-onafhankelijk maken, omdat wij onze klanten de flexibiliteit willen bieden om over te kunnen stappen op een ander financieel pakket, zonder alles te moeten herinrichten. Wij zijn ervan overtuigd dat dat op langere termijn voor onze klanten beter is. DataVault is naar onze mening meer geschikt voor grotere ondernemingen die blijven doorontwikkelen aan hun BI-omgeving.”
Op het CDW ligt wat Prop noemt het Financial Warehouse, waarvan datamarts worden gemaakt volgens de Kimball sterschema’s. Op die datamarts draait de IBM Cubing Engine voor het genereren van virtuele kubussen. Interessant zijn de front-end tools.
“Het leeuwendeel vullen we in met Alphablox en een klein gedeelte met het open source product BIRT. Daarnaast gebruiken we een zelf ontwikkelde web-interface, waarmee de hoofdgebruiker zelf gebruikers kan aanmaken en rechten kan geven op de verschillende datastructuren. Dat kan dus gewoon via een web-interface gebeuren, want zowel Alphablox als BIRT zijn webbased, alles draait in de browser.” De rapportages worden met Alphablox gedraaid op de kubussen, bij uitzondering op het CDW; met BIRT worden de overige rapporten gemaakt.
Zo ziet de standaard-stack van BIQ er dus uit. Op uitzonderingen wil Prop flexibel kunnen inspelen: een grotere klant kan kiezen voor datastage, of vragen om het inpluggen van Cognos of BO.

“Het mooie van Alphablox is, dat het een echte multidimensionale analytische tool is en bovendien erg gebruiksvriendelijk. BIQ stelt een dataset aan de gebruikers ter beschikking die zelf kunnen bepalen welke view ze willen hebben, bijvoorbeeld van de verkopen per week per productcategorie. Dat kunnen ze zelf. Ze hoeven niet naar IT te lopen omdat ze graag een rapportje op productniveau willen hebben. BIQ gaat dus uit van 80 procent Alphablox en 20 procent reporting. Dat is onze filosofie,” aldus Prop. Hij voegt daaraan toe dat de klanten in een eerste gesprek opteren voor 20 procent Alphablox en 80 procent reporting, maar al snel inzien dat het gebruiksgemak en de inhoud van de rapportages prevaleren boven de lay-out.

KPI’s
Om de kosten zo laag mogelijk te houden is Informa bezig met het ontwikkelen van specifieke branchegerichte datamodellen. De eerste daarvan, die ook operationeel is, is de productiesector. Daarvoor moet er eerst worden vastgesteld op welke KPI’s het gaat om te kunnen bepalen welke data er nodig zijn in het CDW en de kubussen.
“Dat hebben we niet alleen gedaan, maar in nauwe samenwerking met de Hogeschool Zeeland. We hanteren nu zes KPI’s, die er eigenlijk in de kern maar drie zijn,” vertelt Prop. “Na een eerste onderzoek kwamen de mensen van de Hogeschool terug met 152 KPI’s. Dat kan natuurlijk nooit. Dat aantal is teruggebracht tot 56, later tot 20. En uiteindelijk zijn het er dus zes geworden.”

Schaalbaarheid is om twee redenen geen probleem. Aan de ene kant zal het type bedrijven waar Informa op mikt er niet plotseling 100 gebruikers bijkrijgen. In de tweede plaats worden componenten gebruikt die door IBM voor de grotere bedrijven zijn ontwikkeld.

“Met deze technologie zou je BIQ als BIaaS kunnen aanbieden. Maar dat doen we nog niet. De sector waar wij in werken houdt de spulletjes en de data liever binnen de deur. BIaaS is even een stap te ver voor ze. We zijn in juni 2009 met de verkoop van BIQ begonnen, en verwachten aan het eind van het jaar tussen de 10 en 20 klanten hebben. We merken dat de belangstelling erg groot is. Omdat de te behalen voordelen evident zijn,” besluit Prop.

Meer informatie over BIQ.

Bron: Hans Lamboo, hoofdredacteur